[Pro du BTP] Les démarches avant de partir en vacances

Quand on est chef d’entreprise, partir en vacances nécessite de prendre quelques précautions. Pour partir l’esprit léger et ne pas avoir de mauvaises surprises en rentrant de vacances, QuelleEnergie.fr fait le point avec vous !

Le calendrier social de l’entreprise

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Chaque mois, les chefs d’entreprises ou les personnes qui s’occupent des paiements ont des obligations à respecter. Qu’il s’agisse d’établir les salaires, de gérer des règlements, les charges sociales ou d’envoyer les déclarations sociales, le chef d’entreprise s’expose à des sanctions financières s’il ne les satisfait pas.

Même si l’entreprise ferme temporairement pour cause de congés, elle n’échappe pas aux échéances habituelles ni aux délais légaux. Le chef d’entreprise, s’il ne s’assure pas de respecter son calendrier social, s’expose donc à des pénalités de retard à son retour de vacances !

Anticiper les paies

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La meilleure solution pour s’affranchir de ses obligations avant de partir en vacances est encore d’anticiper. Pour ce qui est des salaires, il est possible, de manière exceptionnelle, d’établir les fiches de paie en avance et de reporter au mois suivant certains éléments comme les heures supplémentaires ou les primes qui ne sont pas connues pour le moment.

Anticipez les déclarations sociales nominatives (DSN)

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Le chef d’entreprise doit, même en période de congés, déclarer ses salariés aux organismes fiscaux et sociaux afin de connaître les différents droits des salariés et par la même occasion calculer les taux de cotisation de l’entreprise.

Chaque mois, la déclaration sociale nominative intervient. Si le chef d’entreprise part en vacances en août, il pourra déclarer de manière anticipée la DSN d’août à l’issue de la paie de juillet sans que le paiement des charges soit quant à elle anticipée.

Attention tout de même à ne pas déclarer la DSN la veille de ses vacances, afin de s’assurer que celle-ci ait bien été acceptée par les organismes concernés. En effet, si ceux-ci rejettent votre déclaration suite à une quelconque erreur, il est nécessaire de corriger le document et de le renvoyer. Le mieux est d’envoyer la déclaration 3 à 4 jours avant de partir en vacances.

Gérer les cas particuliers

Avant de partir en vacances, il est parfois nécessaire de gérer l’embauche, la démission ou l’arrêt de travail d’un employé. Dans ces cas, on parle de DSN événementielle qui doit intervenir dans les 5 jours qui suivent l’annonce de cet événement (exceptions : les contrats saisonniers et contrats d’usage qui peuvent être déclarés dans les DSN mensuelles). Seulement, comme ces cas sont tous différents, il est bon de rappeler que chaque événement nécessite une attention particulière.

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Nouvelle embauche ou démission

Dans le cas d’une embauche prévue, il est judicieux de réaliser celle-ci avant de partir en vacances ou au retour de celles-ci pour faciliter l’intégration du nouvel arrivant et de ne pas être submergé de démarches avant de partir en vacances. Même si l’événement est imprévu, il est nécessaire de déclarer l’embauche en envoyant une DSN événementielle et un contrat de travail pour éviter d’être accusé de travail dissimulé.

Pour ce qui est d’une démission imprévue, il faut tout de même faire le nécessaire :

  • Réaliser le solde de tout compte
  • Documents de fin de contrat (attestation Pôle Emploi…) à transmettre au salarié
  • Envoyer une DSN événementielle cinq jours après la démission
  • Si vous vous absentez ou si quelqu’un gère ces événements pour vous toute l’année, il est obligatoire de trouver un relai pour gérer les déclarations sociales dans les cas particuliers, même si la personne en question ne pourra peut-être pas signer certains documents comme le contrat de travail ou l’attestation Pôle emploi.

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    Arrêt maladie ou accident de travail

    Dans ces deux cas, la DSN événementielle est essentielle. En cas de manquement, le chef d’entreprise s’expose à de très lourdes sanctions. En effet, si la DSN n’est pas transmise aux organismes concernés dans les 5 jours, le salarié ne touche par ses indemnités de sécurité sociale et peut donc se retourner contre son employeur en insistant sur le préjudice financier subi par sa faute.

    L’autre solution consiste pour l’employeur à avancer les indemnités de la sécurité sociale. Dans ce cas, la DSN événementielle peut être envoyée après les 5 jours suivant l’événement.

    Attention cependant, la déclaration d’accident de travail est quant à elle à faire dans les 48 heures suivant la connaissance de l’accident (à remplir par l’employeur ou par une personne compétente qu’il aura désigné).

    Toujours responsable de ses salariés

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    Enfin, si le chef d’entreprise part en vacances mais ne ferme pas son entreprise, c’est-à-dire que ses employeurs travaillent en son absence, celui-ci reste responsable de la sécurité et de la santé de ses salariés (et donc de tout incident intervenu en son absence). Dans le secteur du BTP, les conditions météorologiques sur les chantiers méritent une attention particulière. C’est donc tout au long de l’année que l’employeur se doit de mettre en place des actions de prévention et de formation afin d’éviter tout accident sur son lieu de travail.

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    Même en vacances, un chef d’entreprise a donc des obligations qu’il ne peut pas nier. Dans le secteur du BTP, les obligations sont les mêmes qu’ailleurs. Pourtant, c’est dans le bâtiment qu’on recense le plus d’accidents du travail et cet aspect n’est pas à négliger. Aussi, la DSN événementielle doit être considérée et ce, même avant de partir en congés. Ainsi, vous pourrez partir sereinement au soleil et profiter pleinement de vos vacances !

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