Pour lutter contre la fraude à la TVA et protéger tous les consommateurs, le gouvernement a instauré de nouvelles règles, début 2018, relatives à la facturation. Elles concernent tous les entrepreneurs assujettis à la TVA, dès lors qu’ils utilisent une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse pour effectuer leur comptabilité et gérer les paiements. Dorénavant, l’usage de programmes grand public comme « Excel » n’est plus possible : il faut mobiliser des logiciels ou systèmes de caisse certifiés, qui répondent à plusieurs conditions.

Les quatre conditions incontournables pour utiliser un logiciel de caisse en 2018

Chaque artisan est libre d’utiliser le programme informatique de son choix pour enregistrer ses paiements : il peut solliciter un informaticien pour développer une solution sur-mesure, ou miser sur une application renommée.

Mais, quelle que soit l’alternative sélectionnée, il ne suffira pas de s’équiper de la licence du logiciel. Il faudra également obtenir son certificat de conformité, délivré par le fournisseur. Ce document repose sur quatre conditions essentielles :

• L’inaltérabilité : toutes les données enregistrées doivent être protégées, pour qu’aucune modification ne soit possible.
• La sécurité : toutes les modifications ainsi que les pièces justificatives doivent être sécurisées, notamment pour respecter des règles de confidentialité.
• La conservation : le programme doit être suffisamment développé pour permettre l’enregistrement et la clôture des dossiers sur une période prédéfinie.
• L’archivage : à une période définie, un processus d’archivage doit être prévu, pour que toutes les données soient stockées en bonne et due forme, en préservant l’intégrité des informations.

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Rien ne contraint les artisans à changer de méthodes : s’ils utilisent déjà un logiciel qui répond à toutes ces exigences, il leur suffit de demander un certificat de conformité au développeur du programme.

En revanche, le non-respect de cette loi expose à une amende de 7 500 € par logiciel non conforme, avec obligation de régulariser la situation dans les 60 jours suivant la verbalisation.

Facturation : nos conseils pour rester en règle

Les artisans doivent composer chaque jour avec de nombreux enjeux : avant toute chose, ils s’assurent que le travail est toujours bien fait, en vérifiant la réussite de chaque projet sur le plan technique.

Par ailleurs, ils doivent eux-mêmes effectuer un minimum de prospection : chercher des clients, les convaincre, puis organiser des rendez-vous. On ajoute donc une démarche commerciale inséparable de la maîtrise technique.

Enfin, pour respecter toutes les règles en vigueur, les artisans doivent orchestrer leur gestion administrative, et se plier à des évolutions comme celle de cette année, concernant la facturation.

D’une manière générale, plusieurs normes s’appliquent à l’édition de factures — et il ne faut surtout pas les omettre, au risque de sortir du cadre légal !

Le format d’une facture : les obligations

Pour commencer, votre facture doit être rédigée en français et copiée en deux exemplaires. Vous avez la liberté d’opter pour le format papier ou électronique — mais vous devez vous assurer, dans tous les cas, que vous insérez bien toutes les mentions obligatoires dans le document.

Dès lors qu’un client exige une facture, vous vous devez de lui fournir. Et même s’il n’émet pas ce souhait, vous devez prendre l’initiative pour toute vente à distance, et pour toute prestation dont le montant dépasse les 25 €. Si vous travaillez entre professionnels, la facture devient obligatoire en toutes circonstances, y compris pour des services qui coûtent moins de 25 €.

Que doit-on trouver dans une facture ?

À titre d’information, sachez que vous devez numéroter chaque facture. Et il n’est pas question de choisir un chiffre au hasard, puisque votre numérotation respecte forcément une séquence chronologique continue. Naturellement, deux factures différentes ne peuvent en aucun cas avoir le même numéro identificateur.

Votre client doit également pouvoir accéder à toutes ces informations sur la facture :

• Votre identité (forme juridique, capital social, dénomination, SIREN, etc.)
• Son identité
• La date d’émission
• La quantité, les libellés et les prix unitaires hors taxes
• Les remises (le cas échéant)
• Le taux de TVA
• Les informations pour le paiement: date, conditions de versement d’acompte
• Le prix total hors taxes et le montant de la TVA

Notez que la règle relative aux logiciels certifiés ne concerne pas les professionnels totalement exonérés de TVA, ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA, ou les entreprises dont tous les paiements sont effectués avec l’intermédiation directe d’une société de crédits. Enfin, les agriculteurs assujettis à un remboursement forfaitaire de TVA et les artisans qui réalisent uniquement des prestations pour les autres professionnels restent toujours libres d’utiliser un logiciel non-certifié.

Le saviez-vous ?

 

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